Образец акта приема передачи бсо другой организации. Когда применяется акт приема бланков строгой отчетности

Применение бланков строгой отчётности освобождает организацию (ИП) от использования кассового аппарата. Одновременно законом РФ предусмотрена ответственность за соблюдение требований по грамотному учёту БСО в специальных книгах.

БСО (бланк строгой отчётности) является финансовым документом. Иными словами, бланк подтверждает получение денежных средств без выдачи кассового чека. Такой вариант рассматривается только при оказании услуг (работ) населению.

Выдача БСО при продаже товара является незаконной. Это прописано в Федеральном Законе № 54-ФЗ от 2003г. с изм. доп. Актуально в 2017г.

Примеры БСО: ж/д билеты, авиабилеты, билеты в театр (кино, выставку и прочее), путёвка в санаторий и т. д.

Законодательством РФ разрешено самостоятельно разрабатывать форму бланка, но печатать предпочтительнее в типографии (постановление №359 РФ от 06.05.2008 с изм. и доп.). Однако есть бланки, форма которых унифицирована законом РФ. Коррекция таких бланков недопустима.

К утверждённым законом РФ бланкам относятся:

• железнодорожные, авиабилеты и др. документы по перевозке пассажиров;
• билеты на прочие пассажирские перевозки общественным транспортом (автобусные и пр.);
• багажные квитанции, квитанции на провоз ручной клади;
• сохранная квитанция, выдаваемая ломбардами;
• театральные билеты и абонементы, кинобилеты;
• экскурсионные путёвки;
• туристические путёвки.

Бланк БСО заполняется одновременно с копией. Нужное количество копий прописано на каждом бланке. На некоторых бланках предусмотрены отрывные части.

Для учёта бланков строгой отчётности предусмотрена специальная книга. Она так и называется: «Книга учёта БСО». Оформляется книга в строгом порядке: обязательная нумерация, листы прошнурованы и скреплены печатью и подписью руководителя (главного бухгалтера) или ИП. Каждая организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму книги по учёту БСО либо приобрести готовый вариант.

Обязательно ли заводить книгу учёта для бухгалтерии

Организация или ИП не обязаны вести книгу учёта БСО, если бланки изданы при помощи автоматизированных систем.

Бланки, изданные при помощи типографии, обязательно требуется фиксировать в журнале учёта БСО.

Правильный контроль и заполнение журнала учёта бланков строгой отчётности

Учёт в организации (у ИП)

Напомним, что бланки строгой отчётности заполняются при отсутствии кассового чека.

Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт без применения контрольно-кассовой техники»

Первое, что потребуется при учёте БСО - издание приказа, где чётко прописаны правила заполнения журнала БСО. В этом же приказе можно назначить материально ответственное лицо по учёту бланков.

Внимание! ИП имеет право на налоговый вычет в сумме, потраченной на приобретение БСО. Поэтому правильный учёт приобретённых бланков крайне важен.

В день поступления в организацию бланков строгой отчётности необходимо их принять на баланс. Сначала проводится инвентаризация поступивших бланков только в присутствии членов комиссии. По итогам заседания комиссии составляется соответствующий акт. И только на основании акта бланки принимаются на учёт назначенным материально ответственным лицом (п.14 постановления 359 РФ от 06.05.2008).

Как быть, если член комиссии только один. Акт приёмки БСО - обязателен, поэтому комиссия может состоять из единственного члена.

Можно ли ИП самому себе выдать бланки БСО? Лучше соблюсти формальности и требования закона РФ и оформить акт передачи бланков БСО самому себе. Этим вы ничего не нарушите, а наоборот, только перестрахуетесь.

Как правильно заполнить

В соответствующей строке пишется полное название организации (ИП). Если есть структурные подразделения - указываются соответствующие сведения (если подразделений нет - ставится прочерк).

Правильно заполняем поля книги - таблица.

Внимание! На каждый вид бланка (квитанция, билет и прочее) заполняется отдельный лист книги учёта БСО.

Заполнение сведений о БСО - таблица.

Образец заполнения книги учёта БСО

Заполнение книги БСО на примере бланка «Квитанция»

Нумерация БСО

Каждый вид бланков строгой отчётности нумеруется по порядку. В случае проверки контролирующими органами обязательно производится сверка использованных и оставшихся бланков. Поэтому испорченные бланки сразу подлежат списанию с обязательным сохранением самого бланка.

А вот использование БСО не по порядку не грозит никакими штрафными санкциями.

Кто заполняет и отвечает за хранение

Руководителем организации (ИП) приказом назначается ответственный за бланки сотрудник. Как вариант - сотрудник бухгалтерии. Он и является материально ответственным лицом, отвечающим за сохранность и правильный учёт БСО.

Отвечать за ведение книги и сохранность БСО вправе сам ИП, если у него нет штата работников.

Ответственный за БСО сотрудник обязательно должен ознакомиться под подпись с приказом о назначении его материально ответственным лицом. Этот сотрудник заполняет графы книги в соответствии с инструкцией.

Одновременно ответственное лицо отвечает и за сохранность бланков. Где и как хранить бланки решается в каждой организации индивидуально. Главное - обеспечить полную сохранность.

Если БСО хранятся в сейфе организации или ИП, то его ежедневно следует опечатывать.

Сейф следует опечатывать ежедневно

Ответственность при хранении БСО

Материально ответственное за БСО лицо обязано соблюдать порядок и сроки хранения документов. При нарушении требований статьи 15.11 КоАП РФ на виновное лицо накладывается штраф в размере 2–3 тыс. рублей.

Инвентаризация, списание

Сроки проведения инвентаризации БСО определяются в локальных нормативных актах организации (ИП). Часто эту процедуру совмещают с инвентаризацией наличных денежных средств в кассе предприятия (ИП).

Срок хранения использованных бланков, в т. ч. копий (корешков) - 5 лет, неиспользованных - неограниченный срок (ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ).

Сверка всех БСО организации (ИП) осуществляется специальной комиссией. Делать акт сверки разрешено единственному члену комиссии. В нём обязательно перечисляются реквизиты использованных, испорченных, неиспользованных бланков.

С момента инвентаризации срок хранения списанных бланков - 1 месяц. Далее они уничтожаются (сжигаются).

Вести грамотный учёт БСО - это:

Своевременное заполнение книги учёта БСО. Ответственность за сохранность БСО. Своевременная инвентаризация и списание бланков.

Если ответственное за БСО лицо действует по закону РФ, то риск возможных неприятностей в виде штрафов сводится к минимуму.

Одним из типов бумаг финансового характера, с которым индивидуальным и другим предпринимателям приходится часто иметь дело, является бланк строгой отчётности. Его название иногда пугает. Многие предприниматели-новички не очень представляют что это такое и с чем его едят.

Бланк строгой отчётности – зачем он?

Cлужит заменителем кассового чека

На самом деле у БСО довольно простая миссия – он служит заменителем кассового чека, а значит применяется при наличных или безналичных расчетах. Но, не при любых. Они только в расчётах с физическими лицами, являясь подтверждением оплаты и предоставления услуг.

Не все предприниматели могут использовать данный вид отчётности вместо кассовых чеков.

Отечественное право разрешает это тем из них, которые работают на едином налоге. Также законодатель сделал исключение для работающих по патентам в связи с типом осуществляемой деятельности или находящимся в определённых местносях (обычно — труднодоступных). Что касается других юридических и физических лиц, занимающихся бизнесом, то они могут пользоваться этой формой не эксклюзивно, но наряду с ККМ.

Прием передачи бланков строгой отчётности

Поскольку БСО относятся к категории документов строгого учёта, то их движение должно быть учтено на любом из этапов. Учёт производится через оформление специальных актов, в частности – приёма. Такой акт составляется, как при передаче на склад, так и при передаче со склада для использования. В первом случае такой документ является подтверждением получения БСО под отчёт со стороны кладовщика. Его подписывают:

1. Кладовщик;
2. Бухгалтер;
3. Представитель типографии.

Акты о приёмке: как выглядят и кто заполняет

Сама форма таких актов, согласно федеральному закону «О бухгалтерском учёте», утверждается индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, осуществляющим предпринимательскую деятельность. В них должны содержаться сведения о:

1. Форме документов, которые передаются;
2. Их количестве;
3. Номерах

В случае, если речь идёт о передаче для пользования, то они подписываются человеком, ответственным за хранение и лицом, в чьё пользование отдаётся БСО.

Форма журнала учёта бланков строгой отчётности

Форма строгого учёта создаётся компанией или ИП самостоятельно, в соответствии с утверждённым образцом.

Изготавливать их можно только типографским способом или же с помощью специализированных АСУ. В первом случае заполнение производится разборчиво, вручную или автоматически. В последнем же случае есть несколько требований со стороны фискальных органов:

• АСУ должна быть надёжно защищена от постороннего проникновения;
• она должна архивировать данные за последние пять лет;
• давать возможность предоставлять по первому требованию ИФНС все сведения об операциях;
• хранить номера бланков в оригинальном виде.

Не смотря на то, что бланк строгой отчётности утверждается ИП или приказом по компании, он должен по своей форме соответствовать определённому образцу. Государство требует, чтобы в нём, независимо от типа предприятия, содержались следующие сведения:

1. Название;
2. Серия и номер, причём номер должен быть шестизначным;
3. Данные о предоставляемых услугах, их виде и объёме;
4. Данные о стоимости предоставляемых услуг;
5. Данные о размере оплаты за услуги, а также её форма;
6. Дата, когда были совершены расчёты;
7. Дата, когда был выдан документ;
8. Полное имя сотрудника, ответственного за осуществление денежной операции;
9. Типографские данные (название типографии, тираж), если документ печатается на специализированном предприятии.

При заполнении ставится печать и ответственный сотрудник расписывается. Заполняться должны все поля. Во время расчёта за услуги составляется два идентичных экземпляра или документ снабжается отрывными частями, которые выдаются клиенту.

При этом, в формах для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц есть некоторые различия.

БСО для индивидуальных предпринимателей

Форма для ИП должна, помимо вышеперечисленных сведений, содержать также:

1. Фамилию, имя и отчество предпринимателя
2. Его адрес.

БСО для ООО

Отличительными чертами БСО для ООО и других юридических лиц является наличие:

1. Названия компании;
2. Указание формы собственности;
3. Юридического адреса главного исполнительного органа.

Акт на списание материалов

Законодательство требует хранить использованные документы (их корешки или копии) в течение пяти лет. Это относится также и к испорченным. Что касается неиспользованных, то тут законодатель сроки оставил на усмотрение предпринимателя.

После инвентаризации, если было принято решение об уничтожении бланков или вышел срок их хранения, комиссия принимает решение об списании БСО. При этом, в обязательном порядке, составляется специальный акт. В нём должны быть указаны:

1. Имя материально ответственного лица;
2. Серии и номера списываемых бланков;
3. Их количество;
4. Причина списания;
5. Состав комиссии

Он должен составляться в двух экземплярах.

Использование бланков строгой отчётности часто как дешевле, так и проще для предпринимателей.

В отличие от применения контрольно-кассовых чеков, нет необходимость тратиться на приобретение кассового аппарата (а потом и постоянную замену кассовой ленты или других запчастей), техническое обслуживание и т.д. Но, правильное их заполнение и ведение требует определённых знаний, поскольку это документы строго учёта. Как показано выше, — в этих знаниях нет ничего сложного.

Акт приема-передачи бланков строгой отчетности (образец)

Отечественные предприятия и индивидуальные предприниматели, оказывающие бытовые услуги потребителям или реализующие отдельные виды товаров, вправе заменить чеки ККМ бланками БСО. Важно помнить, что характер таких формуляров предполагает особый порядок их учета и оборота, одним из элементов которого является акт приема-передачи бланков строгой отчетности. Образец указанного передаточного документа можно скачать далее по тексту.

Замена бланками БСО чеков ККТ

В силу предписаний, содержащихся в Федеральном законе N 54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», до 01.07.2018 субъекты предпринимательских правоотношений могут заменить чек ККМ бланками БСО. Условием такого перехода является осуществление деятельности, прямо перечисленной в вышеупомянутом акте нормотворчества.

Так, ИП и предприятия могут прибегнуть к использованию бланков строгой отчетности в следующих случаях:

• продажи газет и журналов через киоски;
• реализации мороженого, безалкогольных напитков в розлив, ценных бумаг, талонов на проезд и проездных билетов;
• предоставления питания в образовательных учреждениях;
• торговли на рынках, ярмарках и иных местах, не являющихся магазинами, павильонами, киосками;
• ремонта обуви, металлоизделий, изготовления ключей;
• ухода и присмотра;
• оказания услуг носильщиков;
• вскопки огородов, распиловки дров;
• передачи в аренду имущества ИП (также может быть переведена на использование БСО);
• применения ЕНВД или ПСН при оказании бытовых услуг.

Вне зависимости от вида деятельности, при которой применяются формуляры вместо чеков ККТ, отечественное законодательство допускает изготовление бланков БСО типографским способом или с помощью специальных средств.

Важно отметить, что формуляры в бумажном виде вручают соответствующему субъекту по акту приема-передачи бланков строгой отчетности. Данное правило установлено в Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.

Передача БСО

Следует подчеркнуть, что Правительство РФ не только указало на необходимость использовать акт приема-передачи бланков строгой отчетности, скачать который можно по ссылке ниже, но и детализировало порядок его составления.

Акт приема-передачи БСО

К моменту составления описываемого акта соответствующие предприниматель или компания должны:

• назначить сотрудника, ответственного за сохранность, учет и выдачу бланков БСО, а также подписать с ним соглашение о материальной ответственности;
• обеспечить наличие условий, служащих сохранности БСО;
• создать комиссию для оприходования БСО, сведения о которой отражаются в образце акта передачи бланков строгой отчетности;
• приобрести несгораемые шкафы или сейфы с целью хранения бланков формуляров;
• предусмотреть возможность опломбирования мест нахождения БСО.

Необходимым условием для правильного приема документов, изготовленных типографским способом, является непосредственное участие в оприходовании БСО членов соответствующей комиссии. Без исполнения указанного требования правильно заполнить образец акта приемки БСО не получится.

Надо подчеркнуть, что комиссия наделяется следующими полномочиями по приемке бланков БСО:

• присутствует в момент получения документов и передачи их ответственному работнику;
• проверяет количество формуляров;
• сверяет их серии и номера;

После выполнения всех обязательных процедур комиссия и ответственный работник подписывают акт передачи БСО сотруднику, образец которого доступен для ознакомления по вышеприведенной ссылке.

В качестве заключения надо особо отметить, что отечественные акты нормотворчества не устанавливают каких-либо специальных требований к форме документа о приемке-передаче бланков строгой отчетности, как и не предусматривают официального образца акта передачи БСО.

Поэтому каждое предприятие или ИП может разработать собственную форму с обязательным внесением в нее всех необходимых реквизитов.

Обязывающее условие вести учет всех БСО, предусматривает особый порядок получения и выдачи таких бланков, который должен соответствовать нормам

Положения, утвержденного Правительством РФ (№359).

Для обеспечения работы по приему и передаче этих бланков создается постоянно действующая комиссия, в обязанности которой будет входить работа по осуществлению контроля за приемом и передачей бланков.

Изначально, работа с БСО связана с их приемом от организаций, выпускающих бланки. Соответственно подлежит оформлению акт приема передачи БСО . Составлению акта предшествует проверка бланков лицом ответственным за их учет. Такая проверка осуществляется в день поступления указанных документов, в присутствии представителя организации передающей бланки и членов комиссии. Материально-ответственное лицо обязано сверить все БСО по их номерам и сериям, а также количественному составу, с данными сопроводительных документов передающей стороны. В акте приема подлежат отражению все сведения о бланках детально (общее количество, серии, номера каждого бланка в отдельности). Такой акт подписывается всеми присутствующими при приеме БСО лицами и утверждается непосредственным руководителем организации (ИП) и служит основанием для ответственного лица принять на учет бланки документов строгой отчетности.

При осуществлении деятельности организацией (ИП) БСО выдаются должностным лицам. Соответственно подлежит оформлению акт передачи. Передача бланков может носить временных или количественный характер. При передаче БСО на определенное время, подлежит оформлению акт передачи с указанием конкретного периода, на который выдаются БСО. При передаче бланков по показателю их количества, подлежит оформлению акт передачи БСО с указанием конкретно переданного количества бланков. Общие требования о детализации бланков в акте остаются неизменными. О выдаче БСО должностным лицам делается отметка в журнале учета БСО. Принимают бланки эти лица под роспись. Возврат неиспользованных, испорченных и копии использованных бланков осуществляется в порядке и сроки, установленные руководителем. Такой возврат фиксируется в книге учета и визируется материально-ответственным лицом.

Акты приема и передачи БСО не имеют строго установленной формы, они разрабатываются и утверждаются организацией (ИП) самостоятельно. При разработке формы актов следует учесть положения ст. 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете», содержащей обязательные реквизиты к документам, чьи формы не утверждены унифицировано.

Акты должны находиться в книге учета БСО, в течение всего времени использования такого журнала. Проводимая инвентаризация, касается составленных актов в том же порядке и сроки, какие установленные для инвентаризации БСО. Сроки хранения актов устанавливаются руководителем и зависят от сроков использования и хранения журнала учета БСО. По истечению установленных сроков хранения, акты подлежат уничтожению в общем порядке, установленном для БСО.

Применение в процессе хозяйственной деятельности бланков строгой отчетности предполагает передачу документов ответственному лицу для оформления и выдачи подписанных экземпляров клиентам. Получение сотрудником БСО должно сопровождаться выполнением ряда условий. Фиксация факта передачи и приема работником бланков производится в акте.

Учет БСО предполагает документальное оформление каждого случая перемещения бланков. Акты о передаче форм строгой отчетности составляются в случаях:

• получения отпечатанных на типографии бланков (образец акта подписывается представителем типографской компании, бухгалтером фирмы-заказчика и кладовщиком или другим ответственным за хранением сотрудником);
• акт приема-передачи бланков строгой отчетности формируется при выдаче документов должностным лицам предприятия, ответственным за оформление бланков (форма акта произвольная);
• при перемещении документации из одного отдела в другой со сменой материально ответственного лица, принимающего ее на хранение.

Акт приемки БСО, образец его составления, должен содержать обязательные реквизиты:

1. Информация о комиссии, которая назначена для контроля процедуры передачи бланков.
2. Результаты проверки на комплектность и правильность структуры документов.
3. Указание первичных документов, связанных с процессом приема партии БСО.
4. Точное количество принимаемых экземпляров – фактическое наличие, данные из накладной. Обязательно приводится серия бланков.
5. Определение несоответствий заявленному количеству БСО – излишки, недостачи, бракованные экземпляры.
6. Стоимость партии документов.
7. Отметка о принятии к учету БСО.

Заполненный акт подписывают все члены комиссии и лицо, принявшее бланки на хранение.

Акт передачи БСО сотруднику: образец документа и порядок действий

Для передачи на хранение или с целью заполнения БСО сотруднику предприятия необходимо, чтобы этот работник соответствовал таким требованиям:

• между выбранным должностным лицом и организацией составлен договор о материальной ответственности;
• имеется действующий приказ о причислении этого сотрудника к категории материально ответственных работников.

Акт составляется после того, как работодатель обеспечил для ответственного лица условия, необходимые для сохранности бланков. Факт приема БСО сотрудником должен подтверждаться независимыми лицами. Для этого создается комиссия, участвующая в подсчете передаваемых документов, оценке их целостности (п. 15 Положения, утвержденного Постановлением № 359 от 06.05.2008).

Комиссия наделяется правами по:

• личному присутствию при процедуре получения материально ответственным лицом документации;
• проверке количества экземпляров;
• сверке серий и номеров БСО с данными, указанными в накладной.

Акт приема БСО формируется при соблюдении последовательности процедур:

1. Бланки проверяются на целостность.
2. Контроль соответствия сведений о сериях и номерах БСО.
3. Поштучный пересчет передаваемых документов.
4. Внесение в форму акта информации о фактическом количестве экземпляров, наличии или отсутствии бракованных бланков.
5. Отражение в акте стоимости бланков.
6. Удостоверение членами комиссии достоверности сведений, указанных в акте, с проставлением подписей и даты проведения процедуры.
7. Отметка о принятии на хранение бланков материально ответственным лицом с проставлением им подписи.

После оформления акта ответственное лицо забирает полученные им БСО и складывает их в сейф. Ячейку сейфа с бланками строгой отчетности рекомендуется опломбировать.