Составление бюджета предприятия пример. Рекомендации по созданию форм бюджетов в Excel

В Excel удобно проверять исполнение годового бюджета, сравнивая план и факт, но для этого надо перенести реальные цифры из «1С» или другой бухгалтерской программы. Ручной ввод данных может привести к ошибкам. Избежать их поможет специальный шаблон для сбора фактических цифр из оборотно-сальдовой ведомости. Вы можете готовый файл

Как работать с файлом. Шаблон включает три рабочих листа: «БДР» (бюджет доходов и расходов), «Факт» (оборотно-сальдовая ведомость, экспортированная из учетной системы и адаптированная для сбора данных) и «Условия» (вспомогательный лист, задающий правила сопоставления аналитических признаков плановых и фактических данных).

На листе «БДР» отражается бюджет доходов и расходов компании, сюда же переносится информация о его фактическом исполнении из оборотно-сальдовой ведомости. По горизонтали в графах бюджета отражены реквизиты заказов: название и номер (должны быть уникальными для корректной работы шаблона), даты начала и окончания работы, план финансирования. За реквизитами приводятся плановые и фактические помесячные данные, факт нарастающим итогом по состоянию на отчетный период и ожидаемый факт за год. По вертикали идут статьи затрат: фонд оплаты труда (ФОТ), взносы от ФОТ, материалы и услуги, прочие расходы, затраты итого, а также выручка с НДС, себестоимость, прибыль, НДС.

Как перенести данные. В готовом файле источником служат две оборотно-сальдовые ведомости за месяц - по счетам 20 «Основное производство» и 90 «Продажи». Обе сформированы в «1С:Бухгалтерия 8.1». Все что нужно сделать - сохранить их в формате Excel, выделить таблицы, исключая заголовки и итоговые строки, и перенести их на лист «Факт». Перенести данные можно и из другой программы, если она поддерживает функцию выгрузки в Excel.

Прежде чем перенести исходные данные на лист «БДР», необходимо обеспечить сопоставимость бухгалтерской и бюджетной аналитики. А именно для каждой строки оборотно-сальдовой ведомости проставить специальные метки в таблице «Дополнительные признаки», расположенной слева от ведомости, на том же листе «Факт». В первом столбце таблицы пишут порядковый номер фактического месяца. Вручную вводится значение только в первую ячейку диапазона, а затем его можно «протянуть» до конца оборотной ведомости за выбранный месяц. Остальные столбцы заполняются автоматически, понадобится лишь скопировать существующие формулы.

Ежемесячно, после окончания очередного отчетного периода, оборотно-сальдовые ведомости добавляются на лист «Факт» и сопровождаются метками в таблице «Дополнительные признаки». В соответствии с шаблоном фактические данные об исполнении бюджета доходов и расходов вносятся на место плановых в «БДР»на момент сбора факта. Чтобы обновить бюджет информацией о его фактическом исполнении за истекший месяц, надо скопировать формулы на нужный период и заменить в заголовке соответствующего столбца слово «План» на «Факт».

Перед вами стоит задача построить доходный бизнес? Вам не обойтись без разработки последовательной политики бюджетирования!

В высококонкурентном мире бизнеса не всегда побеждает самый сильный. Очень часто победителем становится самый последовательный предприниматель, который умеет грамотно планировать свои доходы и расходы, оперировать не пространными гипотезами, а четкими, обоснованными планами, составленными с помощью эффективных инструментов. Одним из важнейших управленческих инструментов является БДР.

БДР – это бюджет доходов и расходов, составляющий основу бюджетной политики коммерческой компании и позволяющий предприятиям решать множество операционных задач.

Структура БДР

Ясно из названия, что в БДР входят такие фин. показатели как расходные статьи, доходные статьи и, соответственно, прибыль. Современные финансисты рассматривают БДР не только как финансовый инструмент, но скорее как комплексный способ управления и оптимизации процессов внутри бизнеса. Проще говоря, именно БДР помогает разбираться в реальном положении вещей на предприятии, нормировать расходы ресурсов, производить перспективное планирование и оценку экономики предприятия.

Поэтому БДР включает в себя следующие статьи по доходу и расходу:

Статьи доходов:

• Выручка от основной деятельности;
• Выручка от любых других типов экономической деятельности.

Статьи расходов:

• Затраты производственного типа;
• Все остальные затраты периода.

Фактически, если говорить о БДР как об управленческом инструменте с некоей глобальной ролью, то в первую очередь следует отметить, что на основании составленного БДР можно спрогнозировать результат всей деятельности компании (естественно в рамках периода бюджетного планирования). При этом еще раз заострим внимание на том, что БДиР позволяет предприятиям управлять своими доходами и расходами, а значит – увеличивать прибыль.

Для начала отметим, что детализация БДР и даже состав статей, включенных в этот вид бюджета, могут существенно различаться в зависимости от вида деятельности организации, политики в области учета или просто оперативных задач.

По идее, если мы составляем БДР, значит, мы хотим не только зафиксировать некоторые величины доходов и расходов, а планировать, учитывать и оптимизировать фин. состояние нашей организации. Поэтому при составлении бюджета по доходам и расходам рекомендуется придерживаться следующей последовательности:

• Рассчитайте расходы;
• Рассчитайте доходы;
• Определите норму прибыли и ищите способы ее увеличивать.

Если по расчетам расходов и доходов все в принципе понятно, поскольку зависит от конкретных условий на предприятии и его финансовых задач, то на планировании прибыли стоит остановиться подробнее.

Когда мы говорим про определение нормы прибыли, имеется в виду задача, которая позволит нам установить приблизительный норматив между доходом и расходом, который в конечном итоге приведет нас к возникновению прибыли как таковой и исключит возможность убытка.

Понятно, что прибыль – это основной (если не единственный) драйвер роста предприятия, включающий любые вопросы финансирования – от расширения производства, до увеличения географической представленности предприятия. Поэтому, когда мы используем деньги, чтобы делать деньги, – деньги должны как можно скорее возвращаться. Эта задача и решается планированием нормы прибыли.

Безусловно, увеличение прибыли связано с внутренней оптимизацией и поиском рациональных решений, которые в целом повысят конкурентоспособность предприятия. Эти решения могут касаться не только снижения, допустим, прямых производственных издержек, или минимизации каких-то налоговых вопросов, но и уходить гораздо дальше в область дробления бизнеса, аутсорсинга, новых технологий и прочих управленческих решений.

Говоря про способы получения максимальной прибыли, не лишним будет отметить, что экономия – это не всегда хороший путь увеличения прибыли. Наоборот, зачастую именно правильное инвестиционное использование накопленной прибыли приводит к финансовому успеху. Но это другая тема.

Бюджетирование в Excel и форма БДР в Excel

БДР, как правило, составляют в качестве простой таблицы в Excel или программе учета. Специализированные программы для учета данных имеют больше возможностей, чем стандартный набор функций Exel. В особенности специальное программное обеспечение превосходит статичные таблицы возможностью оперативного получения новых данных в автоматическом режиме.

В принципе, табличный бюджет позволяет решить все необходимые задачи, хотя требует несравнимо большего количества ручных операций. Последовательно в таблицу, то есть в БДР, вносятся все показатели по затратной и доходной частей, из которых формируются показатели прибыли. На основе этих данных принимаются последующие управленческие решения.

Отметим, что для БДР не существует какой-то определенной формы, поэтому у каждого предприятия его формат будет отличаться. Естественно, предприятию предпочтительнее использовать собственную систему статей (из реальной жизни), которой оно оперирует, и, главное, может управлять. Глупо вставлять в БДР статью на модернизацию производственных комплексов, если бизнес в принципе не предусматривает их использование.

Сегодня Интернет изобилует примерами различных бюджетов доходов и бюджетов расходов, поэтому каждый может выбрать образец отвечающим собственным нуждам. Еще более простой путь – использование в качестве основы форму отчета о прибылях и убытках, расширив детализацией статей дохода и расхода конкретной организации.

При этом важно помнить, что при составлении БДР не стоит гнаться за сложностью бюджета. Наоборот, бюджет для планирования прибыли должен быть сформирован таким образом, чтобы управленческая команда бизнеса могла с ним работать. Бывали случаи, когда бизнес заказывал разработку БДР у специализированной компании, а в итоге получал вместо понятного бюджета «трехэтажный» документ, не применимый на практике. Поэтому при выборе формы бюджета и его составлении, крайне важно оставаться максимально близко к реалиям собственного бизнеса.

Отличия БДР от БДСС

Следующим важнейшим бюджетом внутри любой компании является БДДС (движения ден.средств). О его функциях и задачах подробно рассказано в соответствующей статьей. Но в рамках рассмотрения бюджета доходов и расходов, необходимо заострить внимание на разнице между БДР и БДСС. Их ключевое различие заключается в целях, для достижения которых они формируются.

Как мы отметили ранее, БДР ведется для планирования прибыли за бюджетный период, а БДСС – для оперативного управления распределением денежных средств. То есть БДСС отражает всю деятельность организации в части движения денег, и благодаря этому появляется возможность управления движением денежных потоков.

Бюджет на очередной год формируется с учетом функционирования предприятия: продажи, закупка, производство, хранение, учет и т.п. Планирование бюджета – это продолжительный и сложный процесс, ведь он охватывает большую часть среды функционирования организаций.

Для наглядного примера рассмотрим дистрибьюторскую фирму и составим для нее простой бюджет предприятия с примером в Excel (пример бюджета можно скачать по ссылке под статьей) . В бюджете можно планировать расходы на бонусные скидки для клиентов. Он позволяет моделировать различные программы лояльности и при этом контролировать расходы.

Данные для составления бюджета доходов и расходов

Наша фирма обслуживает около 80-ти клиентов. Ассортимент товаров составляет около 120-ти позиций в прайсе. Она делает наценку на товары 15% от их себестоимости и таким образом устанавливает цену продажи. Такая низкая наценка экономически обоснована плотной конкуренцией и оправдывается большим товарооборотом (как и на многих других дистрибьюторских предприятий) .

Для клиентов предлагается бонусная система вознаграждений. Процент скидки на закупку для крупных клиентов и ресселеров.

Условия и размер процентной ставки бонусной системы определяется двумя параметрами:

1. Количественная граница. Количество приобретенного конкретного товара, которое дает клиенту возможность получить определенную скидку.
2. Процентная скидка. Размер скидки – это процент, что вычисляется от суммы, на которую приобрел клиент при преодолении количественной границы (планки) . Размер скидки зависит от размера количественной границы. Чем больше товара приобретено, тем больше скидка.

В годовом бюджете бонусы относятся к разделу «планирование продаж», поэтому они влияют на важный показатель фирмы – маржу (показатель прибыли в процентном соотношении от общего дохода) . Поэтому важной задачей является возможность устанавливать несколько вариантов бонусов с разными границами на уровнях реализации и соответствующих им % бонусов. Нужно чтобы маржа удерживалась в определенных границах (например, не меньше 7% или 8%, вед это же прибыль фирмы) . А клиенты смогут выбирать себе несколько вариантов бонусных скидок.

Наша модель бюджета с бонусами будет достаточно проста, но эффективная. Но сначала составим отчет движения средств по конкретному клиенту, чтобы определить можно ли давать ему скидки. Обратите внимание на формулы, которые ссылаются на другой лист пред тем как посчитать скидку в процентах в Excel.

Составление бюджетов предприятия в Excel с учетом лояльности

Проект бюджета в Excel состоит из двух листов:

1. Продажи – содержит историю движения средств за прошлый год по конкретному клиенту.
2. Результаты – содержит условия начисления бонусов и простой счет результатов деятельности дистрибьютора, определяющий прогноз показателей привлекательности клиента для фирмы.

Движение денежных средств по клиентам

Структура таблицы «Продажи за 2015 год по клиенту:» на листе «продажи»:

Модель бюджета предприятия

На втором листе устанавливаем границы для достижения бонусов соответствующие им проценты скидок.

Следующая таблица – это базовая форма бюджета доходов и расходов в Excel с общими финансовыми показателями фирмы за годовой период.

Структура таблицы «Условия бонусной системы» на листе «результаты»:

1. Граница бонусной планки 1. Место для установки уровня граничной планки по количеству.
2. Бонус % 1. Место для установки скидки при преодолении первой границы. Как рассчитывается скидка для первой границы? Хорошо видно на листе «продажи». С помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 1 бонусной планки[количество]; Объем продаж * процент 1 бонусной скидки; 0).
3. Граница бонусной планки 2. Более высокая граница по сравнению с предыдущей границей, которая дает возможность получить большую скидку.
4. Бонус % 2 –скидка для второй границы. Рассчитывается с помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 2 бонусной планки[количество]; Объем продаж * процент 2 бонусной скидки; 0).

Структура таблицы «Общий отчет по обороту фирмы» на листе «результаты»:

Готовый шаблон бюджета предприятия в Excel

И так у нас есть готовая модель бюджета предприятия в Excel, которая является динамической. Если граничная планка бонусов находится на уровне 200, а бонусная скидка составляет 3%. Это значит, что в прошлом году клиент приобрел товара в количестве 200шт. А в конце года получит за это бонус скидку 3% от стоимости. А если клиент приобрел 400шт определенного товара, значит, он преодолел вторую граничную планку бонусов и получает скидку уже 6%.

При таких условиях изменится показатель «Маржа 2», то есть чистая прибыль дистрибьютора!

Задача руководителя дистрибьюторской фирмы выбрать самые оптимальные уровни граничных планок для предоставления клиентам скидки. Выбирать нужно так чтобы показатель «Маржа 2» находился хотя бы в приделах 7%-8%.

Чтобы не искать лучшее решение методом тыка, и не делать ошибок рекомендуем прочитать следующею статью. Там описано как сделать в Excel простой и эффективный инструмент: Таблица данных в Excel и матрица чисел . С помощью «таблицы данных» можно в автоматическом режиме визуализировать самые оптимальные условия для клиента и дистрибьютора.

Я работаю обычным аналитиком и, так получилось, что летом 2014 года, участвуя в одном e-commerce проекте, на коленке за 3 недели сделал управленческий учет в MS Excel. Давно планировал и наконец-то решил выложить на Хабр. Думаю, будет полезно малым предпринимателям, понимающим важность управления финансовыми потоками, но не желающим тратить значительное количество времени и средств на ведение управленческого учета. Не претендую на истину в последней инстанции и буду рад иным решениям, предложенным участниками сообщества.

Бизнес, к которому я летом имел отношение, был обычным интернет-магазином одежды премиум и выше сегмента с оборотом около 1 млн рублей в месяц. Бизнес работал, не сказать, чтобы очень успешно, но работал и продолжает работать. Собственник понимал необходимость ведения управленческого учета и, с этим пониманием, взял меня в качестве финансового директора (аналитика/менеджера...), так как предыдущий ушел из бизнеса за 3 месяца до моего прихода. Собственно, дыра такой же продолжительности была и в ведении управленческого учета. Забегая вперед скажу, что дыру не устранил (решили не ворошить прошлое), но создал систему, которая успешно работает при минимальных трудозатратах и по сей день.

Мой предшественник вёл управленку в Финграде , который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1С и выписок разных банк-клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы. Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе. Обычным пользователям (платившим, кстати, 3000 рублей в месяц за доступ к системе) были доступны лишь «Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео-уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to...» не было в принципе. Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае - морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать». Хотя казалось бы - чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса?

Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный крест. При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград» , либо ссылки на веб-приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были:

Возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов;
- простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово-неграмотных» пользователей);
- гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал);
- отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса.

Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР - «Бюджет Доходов и Расходов». БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции - колонка «Дата операции») и используем для операционного day-to-day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более.

Итак, как все устроено и как оно работает (в идеале):

1. Управленческий учет собирается на основе информации вводимой конечными пользователями при помощи формы в Google Docs. Красным помечены названия полей и кодировки вариантов в конечном файле управленческого учета - своего рода мапинг полей.

2. В итоге выглядит оно так (зеленым залито то, что перенесено в итоговый файл управленки).

3. Управленческий учет построен на базе.xls выгрузки из Финграда (отсюда странные для сторонних пользователей названия и, в целом избыточное количество колонок). Убедительная просьба не воспринимать всерьез значения колонок «Приход», «Расход» - многое рандомно изменено.

Механизм заполнения прост: аккуратно переносим во вкладку «Общая книга» из формы Google Docs и банковских выписок. Красным выделены строки, используемые для формирования БДР, зеленым - БДДС., которые представляют собой сводные таблицы и строятся на основе промежуточных вкладок с говорящими названиями. Единственные колонки, информация в которых не связана с иными источниками: «Исходный ID» (уникальные значения строк) и «Дата создания» (=ТДАТА(), а затем копируем и вставляем как значение)

4. Статьи ДДС (движения денежных средств) располагаются на отдельной вкладке «ПС_служебный» и вполне могут регулярно пересматриваться в зависимости от конкретных потребностей (не забываем обновлять формулы на листах «Данные_БДДС», «Данные_БДР»).

5. На картинке образец БДДС, в формате по умолчанию, свернутый до понедельной «актуальности».

6. Образец БДС (помесячный). Обратите внимание на уже упоминавшийся выше тезис об использовании строк из «Общей книги»: Бюджет и Факт для БДР, План и Факт - для БДДС.

7. Работа с БДДС подразумевает поддержание строк «План» в максимально актуальном состоянии. Я достаточно педантичен в работе с первичной информацией и комментарии сделанные мной сохраняли всю историю изменений. Как будет у Вас - вопрос к Вам. Мой подход позволил мне отлавливать примерно 1 существенную ошибку в неделю, грозившую расхождениями на десятки-сотни тысяч рублей. Время, кстати, съедалось немного.

8. Собственно сам

В компании «Урал Лото» разработали модель в Excel, с помощью которой финансовая служба сможет быстро составить Бюджет доходов и расходов (БДР) и Бюджет движения денежных средств (БДДС). Пример в Excel можно скачать по ссылке в конце статьи.

Для разработки системы бюджетирования, упрощения процедуры планирования и минимизации риска возникновения ошибок в финансовых планах компании нужна единая модель БДР в Excel, в которой под ввод данных отведена только одна таблица, а все остальные формируются автоматически.

Представим, что финансовому директору совместно с экономической службой предстоит разработать систему бюджетирования с нуля. Поначалу сложно понять, как будет организован бюджетный процесс, какие виды бюджетов и отчетов потребуются, в каком виде необходимо будет получать информацию по фактическим доходам и расходам из учетной программы. Именно так рассуждали в ООО «Урал Лото».

В первые месяцы ограничились формированием отдельных бюджетов – продаж, закупок, подразделений. Спустя некоторое время удалось разработать (листы «detailed PL» и «detailed CF» соответственно) созданы с помощью инструмента Excel «Сводные таблицы». Посредством встроенных фильтров в них можно отобрать интересующие статьи, подстатьи первого и второго уровней, сгруппировать отдельно доходы (поступления) и расходы (выплаты). Чтобы отразить в них изменения, внесенные в рабочую таблицу, потребуется кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать из появившегося меню «Обновить».

Лист «detailed PL» позволяет сформировать бюджет доходов и расходов как в целом по компании, так и по отдельному подразделению. Чтобы получить его, достаточно выбрать в окне «Название бюджета» пункты «БДР» и «В оба бюджета». Если необходим план конкретного подразделения, потребуется ввести его название в окне «ЦФО».

Опция «В оба бюджета» предназначена на случай, если цифры одинаковы для обоих бюджетов, то есть, к примеру, когда 10 000 руб­лей в январе по какой-либо статье идет и в БДР, и в БДДС. Это сделано, чтобы не вбивать одни и те же цифры два раза.

Детализированный БДДС в Excel создается аналогично: на листе «detailed СF» нужно выбрать «БДДС» и «В оба бюджета», а затем обновить данные. Также существует и фильтрация по ЦФО.

Когда косвенный метод планирования бюджета движения денежных средств лучше прямого

Статья подскажет, какой метод составления бюджета движения денежных средств подходит вашей компании.

Полезные документы

БДР и БДДС пример в Excel

Пример бюджета доходов и расходов и бюджета движения денежных средств (БДДС) в Excel в целом по компании приведены на листах «PL Budget» и «CF Budget» . В отличие от детализированных планов, они формируются не напрямую из рабочей таблицы, а после промежуточной обработки информации на вспомогательных листах («Свод ст.» и «Свод ст.-подст.»).

Первая из вспомогательных таблиц – «Свод ст.» – предназначена для консолидации бюджетных данных по основным статьям расходов и доходов (поступлений и выплат). Настраивается аналогично детализированным бюджетам – с помощью поля «Название бюджета» (см. рис. 1).

Поскольку она используется для обоих бюджетов, БДР и БДДС можно сформировать только по очереди, применяя фильтр в поле «Название бюджета». Одновременное же обновление обоих бюджетов в данной версии файла невозможно. Конечно, можно сделать две такие вспомогательные таблицы – для каждого бюджета, но пользоваться файлом станет сложнее, ведь каждый раз пришлось бы обновлять большее количество сводных таблиц. Да и сам файл станет «тяжелее».

Рисунок 1. Вспомогательная таблица

Во второй вспомогательной таблице («Свод ст.-подст.») консолидируются данные с детализацией «Статья» и «Подстатья первого уровня». Объединенные названия последних приводятся в столбце «Для отчета» в рабочей таблице. Работа проходит аналогично с описанной ранее «Свод ст.» – необходимо выбрать название бюджета в зависимости от того, какой из них формируется.

Бюджеты заполняются данными из вспомогательных таблиц c помощью формулы ВПР. Например, расчет «Выручки от реализации лотереи по “6 из 40”» за январь (ячейка Е10 на листе «PL Budget») будет задан как ВПР($A10;"Свод ст.-подст."!$A:$T;4;0), где A10 – ячейка, содержащая наименование подстатьи («6 из 40»), "Свод ст.-подст."!$A:$T – исходный диапазон во второй вспомогательной таблице, где будет происходить поиск строки с тем же наименованием, 4 – номер столбца с данными за январь.

Скачать пример БДР и БДДС в Excel

Преимущества бюджетирования в Excel

Единый бюджет в Excel существенно упростил процесс планирования в компании. Корректировки бюджета стали проходить проще. Достаточно ввести новое значение в одной таблице, и это отразится во всех остальных. Вероятность ошибок снижается.

Формат «все в одном» позволил отказаться от создания отдельных бюджетов по продажам, закупкам, налогам, ФОТ и т.д. Компания «Урал Лото» относительно небольшая: один центральный офис (численность сотрудников – 55 человек), филиалов нет. Поэтому гораздо проще заполнять всего лишь одну рабочую таблицу.

Таблица. Структура рабочей таблицы бюджета в Excel (лист «Work table»)