Корпоративная карта: кому и зачем она нужна. Что такое корпоративная карта для юридических лиц Приказ на установление лимита по корпоративной карте
Как у крупных предприятий, так и у представителей малого и среднего бизнеса зачастую возникают расходы, связанные с предпринимательской деятельностью, ведь без них нормальное функционирование бизнеса просто невозможно. Причем все расходные и приходные операции должны тщательно отслеживаться бухгалтерами и отражаться в отчетных документах. А, например, в крупных предприятиях его руководителю приходится финансировать несколько отделов, которые производит оплату за те или иные товары и услуги. Именно для удобства расчетов банки предлагают корпоративные карты. Далее, пойдет речь о том, что такое корпоративная карта для юридических лиц.
Что это такое
Корпоративная банковская карта юридического лица – это, простыми словами, банковский пластик, привязанный к расчетному счету предпринимателя. По сути, он физически мало чем отличается от привычных для нас пластиковых карт, но тем не менее, имеет несколько своих особенностей, а также свое особое назначение. С помощью корпоративной карты сотрудники имеют возможность оплачивать товары и услуги для нужд предприятия в России или за ее пределами.
Обратите внимание, что корпоративная карта не предназначена для перечисления заработной платы и социальных выплат.
Зачем предприятию оформлять банковский платежный инструмент? На самом деле, это неотъемлемый платежный инструмент, ведь любая компания практически каждый день производит какие-либо расходные операции, причем каждая из них сопровождается большим документооборотом, что затрудняет работу бухгалтера. Платежная банковская карта, привязанная к расчетному счету юридического лица, позволяет упростить систему расчетов и более эффективно отслеживать все расходы.
Кстати, нельзя не отметить тот факт, что предприниматель может выпустить несколько неименных банковских карт для нескольких сотрудников, при этом каждая карточка будет привязана к одному главному счету, а при осуществлении расходных операций средства будут списаны с общего расчетного счета юридического лица. Кроме того, руководитель может установить на каждую отдельную карточку определенный лимит.
Сто такое корпоративная карта: определение
Для чего используют платежный пластик юридические лица
Причина для оформления платежных карт у каждого предприятия, несомненно, своя. Но все же использование корпоративных банковских карт может потребоваться в следующих случаях:
- расходы командированных сотрудников;
- представительские траты;
- оплата услуг коммунальных служб;
- расчет с поставщиками;
- оплата канцтоваров;
- оплаты иных услуг, связанных с хозяйственной деятельностью.
Как видно, корпоративная карточка – универсальный инструмент, с помощью которого можно оплачивать товары и услуги. То есть, по сути, это тот же платежный инструмент, которым пользуется большинство физических лиц, но только корпоративные карты предназначены для оплаты не личных нужд сотрудников, а хозяйственных нужд предприятия.
Корпоративная кредитная карта: особенности обслуживания
Спектр финансовых услуг банков довольно широкий, причем как для физических, так и для юридических лиц, соответственно, каждый предприниматель по собственному желанию может оформить дебетовую карточку или кредитную. Соответственно, дебетовая более простая в оформление ведь на ней не предусмотрен кредитный лимит соответственно все расходы будут осуществляться в рамках баланса расчетного счета предпринимателя.
Корпоративная кредитная карта оформляется по личному заявлению юридического лица. Карточка с кредитным лимитом позволяет оплачивать текущие расходы предприятия за счет кредитных средств банка. Кредитный лимит устанавливается финансовым учреждением для каждого клиента индивидуально, в расчет берется средний оборот за расчетный период. Соответственно кредитный лимит не может превышать размер ежемесячных поступлений насчет карты.
Кстати, юридические лица так же, как и физически за пользование кредитным лимитом обязуется уплатить банку процент.
Оформление корпоративной карточки
Итак, если ваше предприятие нуждается в пластиковом платежном инструменте, то вы без труда можете открыть его в коммерческом банке. В качестве эмитента стоит выбрать ту кредитно-финансовую организацию, где у вас открыт расчетный счет. Кстати, стоит сразу определить круг должностных лиц, которые получат платежный пластик, то есть те сотрудники компании, в должностные обязанности которых связаны с расходными операциями. Например, карта, как правило, нужна директору и его заместителю, главному бухгалтеру и прочим должностным лицам.
Итак, в первую очередь, чтобы получить пластик нужно обратиться в банк и написать заявление на выпуск карточки. Кстати, для корпоративных клиентов банк предлагает несколько продуктов, в том числе и различные виды пластиковых карт. Прежде чем сделать правильный выбор нужно внимательно изучить тарифы на обслуживание, способы пополнения счета, лимиты, процентные ставки для кредиток, условия конвертации валюты, срок действия и другие нюансы.
Кстати, если представитель правления предприятия выпускает несколько карт, привязанных к одному счету, то ему нужно собрать данные всех сотрудников, которые в будущем будут использовать пластик. То есть в банк нужно предоставить паспортные данные сотрудников.
Обратите внимание, что не позднее чем через 7 дней после получения пластика нужно сообщить об открытии счета в налоговую инспекцию.
Особенности использования
Порядок использования корпоративных карт должен быть утвержден руководством компании. Поэтому рекомендуется создать положение о порядке использование корпоративных карт. Данные положения должны содержать несколько сведений:
- список разрешенных операций по пластиковой карте;
- лимит на ежемесячные расходы для каждого отдельного сотрудника, в зависимости от его должностных обязанностей;
- сроки, в течение которых сотрудник использует платежный инструмент;
- порядок и сроки предоставления отчета за расходные операции;
- список документов, которые сотрудник обязан предоставить в качестве отчета за расходы;
- предоставление расписки о защите данных доступа карточному счету (сохранение ПИН-кода в тайне);
- ответственность за нарушение правил положения.
Обратите внимание, что правила открытия и использования карточных счетов юридических лиц регламентированы законом, а именно Трудовым кодексом, Налоговым кодексом, Федеральным Законом и положениями Центробанка.
Приведем пример, при открытии карточного счета на предприятии представитель правления должен издать приказ, на основании которого определенный перечень должностных лиц будет пользоваться платежной картой по долгу службы. С данным приказом должны ознакомиться сотрудники компании, которые, в свою очередь, должны подать на имя руководства заявление на выдачу пластиковые карты для осуществления тех или иных расходов. Кроме того, бухгалтер должен вести журнал, в котором будет вести учет по приему и выдачи платежных карт тем или иным сотрудникам с указанием суммы расходов и назначением платежей.
Нельзя не отметить тот факт, что банк по итогам месяца обязан предоставлять держателям карточек отчет по движению средств, то есть по приходным и расходным операциям.
И, наконец, особое внимание обратить на то, что сотрудники компании обязаны предоставлять полный отчет о произведенных расходах. К учетным документам можно отнести накладные, кассовые чеки, товарные чеки, документы, которые будут свидетельствовать о целевом использовании денежных средств. Кстати, с платежной карты не запрещено снимать наличные единственный нюанс в том, что за использование этих средств также нужно предоставить полный отчет в виде платежных поручений, кассовых и товарных чеков. Те сотрудники, который ненадлежащим образом использовали денежные средства должны быть наказаны следующим образом, сумма средств, за которые не поступил отчет в бухгалтерию будет удержана из заработной платы сотрудника.
Использование корпоративных карт
Бухгалтерские проводки
Бухгалтер должен тщательно отслеживать все приходные и расходные операции в компании. Сегодня бухгалтерский учет ведется в специализированной программе 1С. Согласно установленным правилам бухгалтерские проводки по корпоративным картам учитываются в специализированном счете номер 55. По пластиковым картам проводки будут выглядеть следующим образом:
- Д-т 55.04, К-т 51 – поступление денежных средств на карте счет;
- Д-т 71.01, К-т 55.04 – расходная операция;
- Дт 91.02, К-т 55.04 – комиссионный сбор в кредитно-финансовой организации.
Преимущества платежных корпоративных карт
В первую очередь нужно отметить тот факт, что платежная карта – это универсальный платежный инструмент, который можно использовать на территории России и за ее пределами. Особенно это актуально для предприятий, которые часто командируют своих сотрудников за границу. Ведь в данном случае им нет необходимости производить обмен валюты для оплаты товаров и услуг в иностранной валюте, конвертация осуществляется автоматически.
Также у пластиковых корпоративных карт есть и другие явные преимущества:
- Руководство или должностному лицу компании нет необходимости каждый раз обращаться в банк для того, чтобы получить необходимую сумму для тех или иных расходов, в том числе при оформлении командировки для сотрудников.
- Обслуживание корпоративных карт обходится дешевле, нежели комиссия за получение денежных средств в банке.
- Достаточно в банке открыть один карточный счет и получить несколько платежных карт для сотрудников, которые по долгу службы выполняют расходные операции на нужды компании.
- Благодаря пластиковым картам легко отследить расходы сотрудников.
- Произвести пополнение карточного счета можно несколькими способами, в том числе и удаленно с помощью интернет-сервисов.
- С помощью банковских карт получать наличные можно в любое время суток, так как банкоматы работают круглосуточно, а вот банковские отделения по определенному графику.
- При наличии корпоративной карты процедура получения денежных средств сотрудниками значительно упрощают работу бухгалтерии, для получения наличных достаточно под расписку получить пластиковую карту, процедура оформления выдачи наличных средств более длительная.
- Наконец, последнее преимущество – это безопасность, ведь средства на карточном счету надежно защищены от мошеннических действий со стороны третьих лиц, их практически невозможно украсть, даже при утере карты и ей легко заблокировать и перевыпустить.
Кстати, основное преимущество карты в том, что достаточно один раз обратиться в банк и написать заявление на выпуск в будущем в течение 3 лет можно ей пользоваться без дополнительного посещения кредитно-финансовых организаций. Затем, по истечении срока действия можно заказать новый пластик.
Таким образом, для каждого предпринимателя будет очевидным для чего нужны корпоративные карты. Они позволяют тщательно отслеживать траты сотрудников, сократить время на процедуру выдачи наличных для осуществления расходных операций. Кроме того, получить банковский пластик будет просто и быстро в любом коммерческом банке.
Как правильно организовать использование корпоративных карт? Какие документы оформить? Как отладить взаимодействие подотчетных лиц и бухгалтерии? Ответы на эти вопросы найдете в статье.
О том, по каким правилам выдавать деньги под отчет в 2015 году читайте в статьях:
Расчеты с подотчетными лицами в 2015 году
Чтобы выдать работникам корпоративную карту нужно:
- разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);
- утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;
- ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
- организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
- прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).
Положение о порядке использования корпоративных карт
Представляет собой руководство для всех сотрудников компании, которые пользуются этими картами.
Корпоративная карта: кому можно выдавать
Использовать именные корпоративные карты могут только сотрудники, на которых эти карты оформлены. То есть: чтобы оформить карту компании нужно подать в банк утвержденный руководителем список работников, которые могут пользоваться корпоративной картой.
Чтобы использовать в фирме неименные корпоративные карты, нужно издать приказ об утверждении списка должностей, на которых можно использовать неименные корпоративные карты.
Как выдать корпоративную карту
Именные корпоративные банковские карты могут находиться на самих работников при условии соблюдения ими требований безопасности.
Все неименные корпоративные карты лучше хранить в сейфе. Чтобы эта карта не попала в руки тому, кому не нужно. Выдавать карту лучше по . Хотя в законодательстве этого нигде не прописано.
На какой срок выдать корпоративную карту
Корпоративные карты выдаются на срок, который определен положением. Выдать карту на более долгий срок можно только на основании распоряжении руководителя.
Как составить авансовый отчет
Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.
Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт.
Авансовый отчет по деньгам с карты работник может заполнить по унифицированной . Или же разработать .
Обратите внимание ! Составляя авансовый отчет по расходованию денежных средств с корпоративной карты, работник должен приложить документы, подтверждающие его траты (чеки, квитанции и т.п.). Даже если подотчетник снял наличные с карты, помимо квитанции о снятии этих денег нужно приложить документы, подтверждающие оплату товаров (работ, услуг).
1. Перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником организации по корпоративной карте, принадлежащей организации
Использование корпоративных карт в осуществлении хозяйственной деятельности любой организации очень удобно и с каждым годом увеличивается количество организаций, применяющих их в своей деятельности.
Для того чтобы использовать корпоративную банковскую карту в организации, целесообразно издать положение об использовании такого банковского продукта, которое установит перечень должностей сотрудников, имеющих право использовать данную карту, лимиты расчетов по данной карте, а также перечень расходов, которые каждый сотрудник может осуществлять с использованием данной карты, ответственность за ее утерю и иные необходимые для осуществления контроля операции.
Для исключения возможных споров с сотрудниками, необходимо в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ ознакомить под роспись всех сотрудников, имеющих право использовать эту карту.
Для учета движения корпоративных карт необходимо разработать и утвердить формы первичных документов, на основании которых будет осуществляться учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон N 402-ФЗ).
В учетной политике целесообразно прописать способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008), а также методологию учета, о чем будет сказано в настоящей статье
Перечень расходов, которые могут быть включены в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, определяется по общим правилам согласно положениям ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ).
Для бухгалтерского учета операций с корпоративными банковскими картами применяются счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках». Списание денежных средств с банковской карты отражается проводкой по кредиту счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках» в корреспонденции с дебетом счетов учета расчетов или расходов в зависимости от отражаемого в бухгалтерском учете события хозяйственной жизни.
Перечень операций, которые могут быть совершены физическим лицом по банковской карте установлены в Положении об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России 24.12.2004 N 266- П) (ред. от 10.08.2012) (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) (далее по тексту Положение N 266-П).
Согласно п. 2.3 указанного Положения клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:
- получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации или иностранной валюте на территории Российской Федерации;
- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;
- оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, а также в иностранной валюте - за пределами территории Российской Федерации;
- иные операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.
Клиент - физическое лицо может осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт указанные в настоящем пункте операции по банковским счетам, открытым в валюте Российской Федерации, и (или) по банковским счетам, открытым в иностранной валюте.
Клиент - физическое лицо, являющийся резидентом, может осуществлять с использованием кредитных карт указанные в настоящем пункте операции за счет предоставляемого кредита в валюте Российской Федерации без использования банковского счета.
Использование предоплаченной карты клиентом — физическим лицом осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона РФ N 161-ФЗ от 27.06.2011 N 161-ФЗ «О национальной платежной системе» (далее - Федеральный закон РФ N 161-ФЗ) за счет остатка электронных денежных средств в валюте Российской Федерации и (или) в иностранной валюте.
Клиент - физическое лицо, являющийся нерезидентом, может осуществлять с использованием кредитных карт указанные в настоящем пункте операции за счет предоставляемого кредита в валюте Российской Федерации, иностранной валюте без использования банковского счета.
Согласно п. 2.4 указанного Положения N 266-П клиенты — физические лица с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета, валюты предоставленного кредита, в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счета, кредитном договоре. Клиенты - физические лица с использованием предоплаченных карт могут осуществлять переводы электронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денежных средств. При совершении указанных в настоящем пункте операций валюта, полученная кредитной организацией — эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента - физического лица.
Согласно п. 2.5 Положения N 266-П клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:
- получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;
- оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;
- иные операции в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;
- оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;
- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.
Клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель может осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт указанные в настоящем пункте операции по банковским счетам, открытым в валюте Российской Федерации, и (или) по банковским счетам, открытым в иностранной валюте.
Кредитная организация - эмитент обязана определить максимальную сумму наличных денежных средств в валюте Российской Федерации, которая может выдаваться клиенту - юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю в течение одного операционного дня для целей, указанных в настоящем пункте. Кредитной организации - эмитенту рекомендуется установить для клиента - юридического лица, индивидуального предпринимателя возможность получения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для целей, указанных в настоящем пункте, в сумме, не превышающей 100 000 рублей в течение одного операционного дня.
Клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель осуществляет с использованием предоплаченных карт перевод электронных денежных средств, возврат остатка электронных денежных средств в соответствии с требованиями Федерального закона N 161-ФЗ.
Согласно п. 2.6 указанного Положения клиенты - юридические лица, индивидуальные предприниматели с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета юридического лица, индивидуального предпринимателя, в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счета. При совершении указанных в настоящем пункте операций валюта, полученная кредитной организацией - эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента - юридического лица, индивидуального предпринимателя. Клиенты - юридические лица, индивидуальные предприниматели с использованием предоплаченных карт могут осуществлять переводы электронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денежных средств.
Согласно п. 2.7 Положения N 266-П в случае отсутствия или недостаточности денежных средств на банковском счете при совершении клиентом операций с использованием расчетной (дебетовой) карты клиенту в пределах лимита, предусмотренного в договоре банковского счета, может быть предоставлен овердрафт для осуществления данной расчетной операции при наличии соответствующего условия в договоре банковского счета.
Согласно п. 2.8 Положения N 266-П кредитные организации при осуществлении эмиссии расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут предусматривать в договоре банковского счета, кредитном договоре условие об осуществлении клиентом операций с использованием данных карт, сумма которых превышает:
- остаток денежных средств на банковском счете клиента в случае не включения в договор банковского счета условия предоставления овердрафта;
- лимит предоставления овердрафта;
- лимит предоставляемого кредита, определенный в кредитном договоре.
Расчеты по указанным операциям могут осуществляться путем предоставления клиенту кредита в порядке и на условиях, предусмотренных договором банковского счета или кредитным договором с учетом норм настоящего Положения.
При отсутствии в договоре банковского счета, а в кредитном договоре - условия предоставления клиенту кредита по указанным операциям погашение клиентом возникшей задолженности осуществляется в соответствии с законодательством РФ.
В соответствии с пп. б п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ) валюта РФ - средства на банковских счетах. Иностранная валюта - денежные знаки в виде банкнот, казначейских билетов, монеты, находящиеся в обращении и являющиеся законным средством наличного платежа на территории соответствующего иностранного государства (группы иностранных государств) - пп. а п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ.
Иностранная валюта является разновидностью валютных ценностей (п. 5) ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).
Отчуждение резидентом в пользу нерезидента валютных ценностей, валюты РФ на законных основаниях, а также использование валютных ценностей, валюты РФ в качестве средства платежа является валютной операцией (пп. б п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).
Исходя из этого, оплата корпоративной картой в иностранной валюте является валютной операцией, следовательно, для отражения в бухгалтерском учете данной операции необходимо применять ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (далее по тексту ПБУ 3/2006).
ПБУ 3/2006 устанавливает особенности формирования в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности информации об активах и обязательствах, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в том числе подлежащих оплате в рублях, организациями, являющимися юридическими лицами по законодательству РФ (за исключением кредитных организаций и государственных (муниципальных) учреждений) - п. 1 ПБУ 3/2006.
Перечень возможных операций по карте предлагаем в таблице N 1.
Таблица N 1. Перечень возможных операций по карте.
2. Оплата командировочных расходов работниками организации в иностранной валюте на территории России и за ее пределами по рублевым корпоративным картам. Особенности учета
Как говорилось выше, допускается оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами РФ по корпоративной карте, эмитированной как в валюте РФ, так и в иностранной валюте (п. 2.5 Положения N 266-П).
Исходя из норм п. 5.2 Инструкции ЦБ РФ от 04.06.2012 N 138-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением» (далее - Инструкция N 138-И), при осуществлении резидентом валютной операции по сделке (контракту, кредитному договору), сумма обязательств по которому не превышает в эквиваленте 50 тысяч долларов США, связанной со списанием валюты РФ с расчетного счета резидента в валюте РФ, паспорт сделки не составляется.
Пунктом 3.1 Инструкции N 138-И установлено, что резидент при осуществлении валютной операции, связанной со списанием валюты РФ со своего расчетного счета в валюте РФ, открытого в уполномоченном банке, представляет в уполномоченный банк одновременно следующие документы: распоряжение о переводе денежных средств, предусмотренное нормативным актом Банка России, регулирующим правила осуществления перевода денежных средств (далее - расчетный документ по валютной операции); документы, связанные с проведением валютной операции, указанной в расчетном документе по валютной операции.
В то же время п. 3.3 Инструкции N 138-И расчетный документ по валютной операции не составляется и не представляется резидентом в уполномоченный банк при осуществлении резидентом валютных операций с использованием банковских карт.
Исходя из вышеизложенного, резидент при осуществлении валютных операций в валюте РФ с использованием банковских карт представляет в уполномоченный банк документы, связанные с проведением валютной операции без составления и представления расчетного документа по валютной операции. При этом срок представления в банк документов, связанных с проведением валютных операций с использованием банковских карт Инструкцией N 138-И напрямую не предусмотрен. По нашему мнению, такой срок следует согласовать с уполномоченным банком до начала осуществления валютных операций. Также рекомендуем согласовать перечень представляемых в банк документов (например, счетов, актов, подтверждающих произведенные работниками расходы).
В случае если оплата с рублевой корпоративной карты происходит на территории РФ, особенности ведения бухгалтерского и налогового учета отсутствуют.
Для правильного же отражения в налоговом и бухгалтерском учете операций по оплате с рублевой корпоративной карты за территорией РФ любых расходов необходимо ответить на несколько вопросов.
- Необходимо ли отражать в учете конвертацию рублей в иную валюту?
- Когда право собственности на валютные ценности переходит к организации: в момент получения валюты сотрудником из банкомата или в момент осуществления им валютного платежа с карты?
- Возникают ли в учете курсовые разницы по расчетам с подотчетным лицом?
По нашему мнению, право собственности на валютные ценности переходит на организацию в момент получения валюты его сотрудником из банкомата с рублевой корпоративной карты (или в момент осуществления им валютного платежа с рублевой корпоративной карты).
Сначала право собственности на валюту переходит на организацию, а потом организация выдает валюту в подотчет своему сотруднику.
Это вывод обоснован следующим.
Согласно ст. 30 Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 «О банках и банковской деятельности» отношения между кредитными организациями и их клиентами осуществляются на основе договоров.
Согласно п. 1 ст. 845 Гражданского кодекса Российской Федерации по договору банковского счета банк обязуется принимать и зачислять поступающие на счет, открытый клиенту (владельцу счета), денежные средства, выполнять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соответствующих сумм со счета и проведении других операций по счету.
Договор об использовании банковского счета заключен именно с юридическим лицом, поэтому все отношения по поводу договора (снятие денег со счета, конвертация денежных средств и т. п.) имеют место именно между банком и юридическим лицом. Корпоративная карта привязана к счету и фактически является только средством платежа.
Согласно положениям ст. 140 Гражданского кодекса РФ рубль является законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации.
При этом валютные ценности - иностранная валюта и внешние ценные бумаги имеют иной правовой режим (в частности, не являются платежным средством на территории России за некоторым исключением) согласно положениям статей Федерального закона от 10.12.2003 N 173- ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
Таким образом, рубли и валюта - это разные объекты гражданских прав, в том числе имеющие разную стоимостную оценку в разные периоды времени. При этом указанная разница также должна быть отражена в бухгалтерском и налоговом учете.
В п. 2.6 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) установлено, что клиенты - юридические лица с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета юридического лица в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счета. При совершении указанных операций валюта, полученная кредитной организацией - эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента - юридического лица.
Однако это не означает, что хозяйственной операции по конвертации валюты осуществлено не было. Согласно положениям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. И должен быть отражен в бухгалтерском учете.
Следует отметить, что при использовании рублевых корпоративных карт организации необходимо учитывать, что коммерческий курс обслуживающего банка, применяемый при конвертации валюты, как правило, значительно отличается от официального курса ЦБ РФ, что будет являться дополнительным расходом организации. Организация вправе учесть такие затраты как внереализационные расходы при исчислении налога на прибыль на основании пп. 6 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ.
Также за выполнение конверсионных операций по поручению клиента банк может удержать вознаграждение, если такое условие оговорено в договоре банковского счета, которым предусмотрены расчеты с использованием дебетовой (расчетной) карты. Этот момент также важен при определении того, в счет организации или третьего лица (работника) осуществляться конвертация.
Бухгалтерский учет. Основные принципы и особенности
Бухгалтерский учет операций с корпоративными банковскими картами зависит от счета, к которому такая карта «привязана». Если карта «привязана» к одному из расчетных счетов компании, то расчеты, проведенные с ее использованием, отражаются на счете 51 «Расчетный счет». Если для расчетов открыт отдельный счет, то такой счет в бухгалтерском учете является счетом 55 «Прочие счета в банке».
Все списания денежных средств с корпоративной банковской карты, произведенные уполномоченными лицами компании (получение наличных и безналичные расчеты), отражаются проводкой по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 51 «Расчетный счет» (55 «Прочие счета в банках»), в случае, если происходит списание рублей.
В случае если сотрудник получил с карты иностранную валюту, то с учетом вышесказанного относительно одномоментного перехода права собственности на валютные ценности сначала к организации, а потом от организации к подотчетному лицу, данный факт хозяйственной жизни необходимо отразить в учете. В связи с отсутствием в российских стандартах бухгалтерского учета (РСБУ) методологии учета данной операции, применяемый метод необходимо в учетной политике закрепить. По нашему мнению, для отражения покупки валюты, можно использовать транзитный счет, например счет 57 с определенной идентификацией (Д57 К55) и отражением суммы в валюте за подотчетным лицом по курсу ЦБ РФ и отражением в расходах разницы в курсах покупки и конвертации (Д71, 91.2 К57). Основанием для данной операции должен быть документ из банка, подтверждающий проведение данной операции.
Далее со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» средства списываются на счета учета расчетов (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»), или счета учета расходов (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства и хозяйства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») в зависимости от существа события хозяйственной жизни и первичных документов.
Учитывая, что первичные документы могут быть составлены на иностранном языке, то необходимо сделать построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», ст. 68 Конституции РФ), который может быть осуществлен как профессиональным переводчиком, так и сотрудником организации, владеющим иностранным языком (письмо Минфина РФ от 20.04.12 N 03-03-06/1/202)
Обращаем внимание на следующие особенности. Как говорилось выше, данная операция относится к валютной, соответственно организации необходимо применять ПБУ 3/2006.
В соответствии с п. 4, 5 и 6 ПБУ 3/2006 в бухгалтерском учете аванс, выданный в валюте, отличной от валюты РФ, учитывается в рублях по официальному курсу ЦБ РФ, установленному на дату выдачи денег из кассы. На основании п. 7, 9 и 10 ПБУ 3/2006 пересчет валютной задолженности в рубли на конец отчетного периода или на дату утверждения авансового отчета не производится. То есть расходы подотчетного лица отражаются в учете по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.
Однако есть исключения. В случае если выявлен перерасход аванса или аванс израсходован не полностью, то к данным суммам будет применяться курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.
Остаток подотчетных сумм сотрудник должен сдать в кассу организации в течение трех рабочих дней после возвращения из-за границы (п. 26 Постановление от 13 октября 2008 года N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»). Неизрасходованную валюту следует оприходовать в кассу с пересчетом в рубли по курсу на день возврата работником денег (п. 20 ПБУ 3/2006 и п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Налоговый учет. Основные принципы и особенности
Положительной курсовой разницей в целях налогового учета по налогу на прибыль признается курсовая разница, возникающая при дооценке имущества в виде валютных ценностей и требований, стоимость которых выражена в иностранной валюте, или при уценке обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (п. 11 ст. 250 НК РФ).
Отрицательной курсовой разницей в целях налогового учета по налогу на прибыль признается курсовая разница, возникающая при уценке имущества в виде валютных ценностей и требований, стоимость которых выражена в иностранной валюте, или при дооценке обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).
При этом указанными нормами НК РФ из состава внереализационных доходов и расходов исключены курсовые разницы, возникающие от переоценки выданных авансов.
Датой осуществления командировочных расходов в соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ признается дата утверждения авансового отчета.
До момента, определенного пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, предприятие должно иметь выписку с рублевого счета и данные банка о конвертации валюты. На основании документов из банка, подтверждающих проведение конвертации, разница между курсом ЦБ и курсом конвертации валюты в соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ и п. 2 ст. 250 НК РФ отражается в расходах в НУ.
- В соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ в случае перечисления аванса, расходы (утвержденный авансовый отчет), выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (даты списания средств с корпоративной карты (в части, приходящейся на аванс). То есть, в пределах списанных с карты средств курс будет равен курсу ЦБ РФ на даты списания средств с карты.
- В случае если будет перерасход (экономически обоснованный) подотчетных сумм, то сумма перерасхода в расходах будет отражена по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (п. 10 ст. 272 НК РФ).
Для примера бухгалтерского и налогового учета корпоративной карты приводим таблицу с уловными цифрами.
Таблица N 2. Бухгалтерский и налоговый учет на условных цифрах и условных примерах
Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 № 266-П.
Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:
Разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);
Утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт в компании (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. и п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;
Ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
Организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон № 402-ФЗ , информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
Прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).
Положение о порядке использования корпоративных карт
В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счет.
Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые по долгу службы так или иначе втянуты в этот процесс.
В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:
Перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;
Лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;
Срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
Порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
Срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
Примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;
Требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;
Порядок действий при утрате карты;
Виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.
Перечень операций по карте
Вид операции | Цель расходов | Территория | |
РФ | за пределами РФ | ||
Наличные, снятые в рублях с корпоративной карты | + | - | |
+ | - | ||
Безналичный расчет в рублях корпоративной картой | Хозяйственная деятельность компании | + | - |
Командировочные и представительские расходы | + | - | |
Наличные, снятые в валюте с корпоративной карты | Хозяйственная деятельность компании | - | - |
Командировочные и представительские расходы | - | + | |
Безналичный расчет в валюте корпоративной картой | Хозяйственная деятельность компании | - | - |
Командировочные и представительские расходы | - | + |
Альтернативой положению о порядке использования корпоративных карт может служить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании. Оно показано ниже.
У кого есть право на использование корпоративных карт в компании
Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт компания в банк подает утвержденный руководителем список сотрудников компании, имеющих право использовать карты.
Если руководитель компании решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании. Образец приказа смотрите ниже.
Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.
Ознакомьте сотрудников с положением под роспись
Всех сотрудников, на которых выпущены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт или с тем локальным нормативным актом, в котором есть соответствующий раздел.
Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).
Хранение, выдача и возврат корпоративных карт
Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.
Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.
Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания - оплаты командировочных, представительских или других расходов.
Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:
Сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;
Уполномоченный руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты. Образец оформления заявления приведен ниже.
Обратите внимание: никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель компании, в законодательстве не предусмотрено. Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.
Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.
Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.
В случае пропуска срока возврата неименной корпоративной карты лицо, уполномоченное контролировать их движение, должно сообщить об этом главному бухгалтеру. Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении вопроса с виновным подотчетным лицом.
Журнал учета движения корпоративных карт
Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).
Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.
Образец ведения журнала смотрите ниже.
Как отчитаться за потраченные деньги
Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.
Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт. Он может быть установлен в рабочих днях со дня истечения срока, отведенного на исполнение поручения или возвращения из командировки.
Можно использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 .
Также компания вправе разработать собственную форму отчета, учитывающую особенности, связанные с сочетанием расходования наличных и безналичных денежных средств (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Обратите внимание своих подотчетных лиц на одну особенность составления авансового отчета по расходованию денежных средств с корпоративной карты.
Квитанция, которую работник получает при снятии наличных в банкомате, сама по себе не может рассматриваться как документ, подтверждающий расходы работника.
К авансовому отчету должны быть обязательно приложены чеки (другие документы), свидетельствующие о целевом расходовании снятых с карты наличных. Остаток неиспользованных наличных, снятых с карты, работник должен внести в кассу компании. Авансовый отчет работника должен утвердить руководитель компании.
Корпоративная банковская карта – это современное мобильное средство платежа, которое позволяет работникам совершать покупки и оплачивать счета в интересах организации практически в любом месте и в любое время. Рассказываем, что из себя представляют корпоративные банковские карты, чем отличаются от обычных, а также о порядке их оформления и использования.
Что такое корпоративные карты
Сотрудникам постоянно приходится что-либо оплачивать от имени и в интересах своих организаций: представительские и командировочные расходы, счета поставщиков, коммунальщиков, офисные принадлежности, проездные билеты и т.п.
Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам. При этом должен быть соблюден установленный п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У лимит на выдачу средств из кассы в рамках одного договора (100 000 рублей).
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Корпоративная карта - разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
2. Деньги на корпоративной карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.
3. Корпоративные карты бывают дебетовые и кредитные, именные и на предъявителя, рублевые и валютные.
4. Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.
5. Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов.
6. Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно.
Таким образом, стандартная выдача денег под отчет сопряжена с известными неудобствами: временные издержки, бумажный документооборот и ограничение по сумме денежных средств. Гораздо более удобной и современной альтернативой данному способу выдачи денег сотрудникам служит использование ими корпоративных банковских карт.
Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
Деньги на такой карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета. Как вариант – с карточного счета, к которому привязана корпоративная карта. Поэтому на корпоративных картах зачастую установлен лимит на снятие и расходование средств в целях предотвращения крупных растрат.
Правом на применение корпоративных карт может обладать как один сотрудник организации (например, главный бухгалтер), так и несколько. Обычно корпоративными картами располагают директор, бухгалтер, секретарь, а также те работники, чья деятельность связана с регулярными командировками.
Корпоративные карты бывают следующих видов:
Дебетовые – при расчетах используются собственные денежные средства организации. При этом предусматривается возможность подключение овердрафта – если закончились собственные средства, организации банк предоставляет заемные средства в определенном объеме.
Кредитные – сотрудники снимают и расплачиваются деньгами не самой организации, а заемными средствами, принадлежащими кредитному учреждению.
Также карты могут быть именные (оформляются на конкретного сотрудника и могут быть использованы только им) и карты на предъявителя (неименные, рассчитываться и снимать деньги с таких карт разрешается любым лицам, предъявляющим карту к оплате).
Кроме того, различают рублевые и валютные корпоративные карты. Оформление последних оправдано, в частности, при возникновении необходимости оплаты расходов, связанных с зарубежными командировками сотрудников.
Оформление корпоративных карт
Порядок выпуска и получения корпоративных карт регулируется Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». Оформление корпоративных карт производится банками на основании соответствующего заявления организации.
Корпоративная банковская карта не является банковским счетом, а представляет собой всего лишь средство платежа (п.1.12 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П). Поэтому заведение корпоративной карты возможно лишь при наличии у организации существующих банковских счетов. Без действующего счета получить карту невозможно.
Корпоративную карту можно привязать как к уже имеющемуся расчетному счету, так и открыть отдельный счет под такую карту. Если организация открывает специальный карточный счет, деньги на нем будут храниться автономно и независимо от денег на расчетном счете. К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.
Организации не обязаны информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт. Впрочем, не обязаны они уведомлять и об открытии карточных счетов, поскольку данная обязанность была отменена Федеральным законом от 02.04.2014 № 52-ФЗ.
При открытии карточного счета под корпоративную карту к заявлению об его открытии (от имени юрлица) обычно прикладывается выписка из ЕГРЮЛ, заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты, его паспорт, а также доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте. Конкретный перечень документов устанавливает банк.
Также банк предлагает установить определенные лимиты на списание денег с карты. По каждой карте могут быть установлены индивидуальные лимиты. Они могут быть постоянными или временными. Например, по договоренности с организацией банк может запретить держателям корпоративных карт списывать с карты более 10 000 рублей в неделю.
Корпоративные карты
Что по вашему мнению мешает широкому использованию корпоративных банковских карт?
Использование корпоративных карт
Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов. При этом для осуществления этих операций работникам не нужно писать никакого заявления, а руководству издавать отдельный распорядительный документ (пп.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Не требуется переводить деньги из банка в кассу предприятия и выдавать их под отчет. При снятии с корпоративной карты наличных также не требуется проводить эти деньги через кассу.
Деньги при помощи карты могут быть сняты и переведены на другой счет самим работником в любое время при появлении соответствующей необходимости. Частным случаем такой необходимости является служебная командировка.
Отправляясь в командировку, сотрудник при помощи корпоративной карты может оплатить проездные билеты, ГСМ, гостиничные номера, услуги столовых и кафе, а также все сопутствующие представительские расходы. Кроме того, при наличии валютной корпоративной карты работник, находящийся за пределами России, беспрепятственно может снять с такой карты иностранную валюту.
Все списанные таким образом с корпоративной карты деньги автоматически считаются выданными под отчет командированному сотруднику. Возвратившемуся из командировки сотруднику требуется лишь отчитаться о произведенных затратах по унифицированной форме № АО-1.
При этом составлять отчеты по всем случаям расходования средств с карты не требуется. Законодательство таких правил не содержит. Поэтому сотрудник вправе предоставить единый авансовый отчет по всем случаям снятия и расходования денег с карты. Предоставление подтверждающих документов (кассовых чеков, проездных билетов и т.д.) происходит в общем порядке.
Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно. Периодичность сдачи в бухгалтерию таких авансовых отчетов также устанавливает сама организация с учетом характера своей хозяйственной деятельности.
Чтобы иметь возможность воспользоваться корпоративной банковской картой, сотрудник должен иметь именную корпоративную карту или числиться в списке работников организации, имеющих право на использование неименных корпоративных карт. Данный список утверждается руководителем организации.
По общему правилу, обусловленному самой сущностью корпоративной карты, не допускается ее использование в следующих целях:
- выплата сотрудникам зарплаты;
- выплата сотрудникам пособий и компенсаций;
- приобретение товаров и услуг для личных целей, не связанных с хозяйственной деятельностью организации.
Но данное правило не означают, что деньги с корпоративной карты не могут быть использованы в вышеуказанных целях. На самом деле, могут, так как никаких ограничений на использование корпоративных карт законодательство не содержит. При этом снятие денег с карты в целях, не обусловленных потребностями самой организации, нужно должным образом оформить. Так, для выплаты зарплаты бухгалтер может снять деньги с карты и внести их в кассу организации, используя приходно-кассовый ордер.
Сотрудники также могут использовать корпоративные карты в личных целях (вовремя отследить и предотвратить это не получится), но при этом образуется растрата. Ее необходимо восполнить за счет зарплаты сотрудника.
БУХ.1С открыл канал в мессенджере Telegram. Этот канал ежедневно с юмором пишет о главных новостях для бухгалтеров и пользователей программ 1С. Чтобы стать подписчиком канала, необходимо установить мессенджер Telegram на телефон или планшет и присоединиться к каналу: https://t.me/buhru (или набрать @buhru в строке поиска в Telegram). Новости о налогах, бухучете и 1С - оперативно в вашем телефоне!